Решение «Автозадача из письма Pro» позволяет ставить задачи сотрудникам путём отправки письма, без входа на портал.
Все задачи создаются с привязкой к группе. Распределение по группам происходит в соответствии с правилами, которые указываются в настройках модуля. В правилах нужно указывать набор слов и группу, к которой следует отнести задачу, в тексте которой упоминаются эти слова. Количество правил не ограничено.
Автором задачи становится хозяин группы, а исполнителем — первый по алфавиту модератор. Если группа не найдена, автором и исполнителем задачи становится "резервный пользователь", указанный в настройках модуля.
Поставить задачу с помощью модуля можно следующим образом:
1. Создаете письмо на своем корпоративном почтовом ящике. Укажите:
— получатель (корпоративный почтовый ящик сотрудника).
— также прописываете отправку копии письма на служебный почтовый ящик (ящик любого почтового сервера, который не принадлежит никому из сотрудников);
— пользователи портала, чьи электронные почтовые адреса вы укажете в копии письма, будут поставлены соисполнителями в задаче;
— тема письма — это название задачи;
— текст письма — это текст задачи;
— при необходимости прикрепите к письму файлы, они будут вложены в созданную на портале задачу.
Если в письме присутствует текст, который нежелателен для трансляции в задаче (автоподпись, реквизиты контакта), в настройках модуля следует задать признак конца задачи, например, фразу «end of task» (желательно, чтобы фраза не содержала спецсимволов). В этом случае текст после указанной фразы в описание задачи не попадет.
2. Отправляете письмо.
3. На основе отправленного письма модуль генерирует задачу на портале. Вложенные в письмо файлы прикрепляются к задаче.
Внимание!
- Если адрес отправителя или получателя не соответствует ни одному из сотрудников, задача создана не будет!
- Проверьте, есть ли у вас возможность ставить задачу выбранному сотруднику через портал. Решение не поставит задачу из письма, если у вас нет прав ставить задачу данному человеку.
- Если на письмо будет получен ответ, он привяжется к задаче в виде комментария.
